Xác nhận tham dự đám cưới: cách thu thập câu trả lời của khách

Nên hỏi khách những gì

Mỗi câu hỏi thêm là một lý do để khách hoãn trả lời. Chỉ hỏi những gì bạn thực sự dùng, và với mỗi câu, hãy nghĩ xem sẽ chuyển câu trả lời cho ai. Đây là danh sách để bạn chọn:

Bạn có đến không?

Hỏi riêng từng người được mời, không hỏi “bao nhiêu người”. Từ câu trả lời “chúng tôi đi ba người”, bạn không biết ai trong gia đình vắng mặt.

Bạn dự những phần nào trong ngày?

Chỉ khi bạn mời những người khác nhau đến lễ cưới, tiệc và buổi vui chơi tối, hoặc khi một số khách về sớm.

Người đi cùng bạn tên là gì?

Chỉ với những người bạn cho phép dẫn người đi cùng. Tên sẽ cần cho thẻ tên và sơ đồ bàn tiệc.

Các bé bao nhiêu tuổi?

Theo độ tuổi, bạn thỏa thuận với bên catering về suất ăn trẻ em và với địa điểm về ghế ăn hay cũi cho bé.

Bạn chọn thực đơn nào?

Chỉ khi bên catering cho chọn, ví dụ món thịt, cá hoặc món chay.

Bạn có dị ứng hoặc kiêng món gì không?

Hỏi riêng từng người. Một khách dị ứng các loại hạt không phải là thông tin cho cả bàn.

Bạn có muốn ngủ lại không?

Khi bạn lo hoặc gợi ý chỗ ở. Hỏi luôn số đêm.

Bạn đến bằng phương tiện gì?

Khi bạn tổ chức xe đưa đón hoặc chỗ đỗ xe có hạn. Ai đi ô tô có thể nhường chỗ cho người khác.

Bạn muốn nhảy theo bài hát nào?

Không bắt buộc, nhưng hữu ích nếu bạn muốn phát cả những bài khách yêu thích. Sau đó gửi danh sách cho ban nhạc hoặc DJ.

Dị ứng và hạn chế về sức khỏe là dữ liệu nhạy cảm. Chỉ thu thập những gì bên catering cần và chỉ chuyển cho họ.

Hạn xác nhận tham dự là khi nào

Hạn trả lời không do lịch quyết định, mà do bên catering và địa điểm. Hãy tính ngược từ lúc bạn phải báo con số cuối cùng cho nhà cung cấp.

1. Hỏi địa điểm và bên catering hạn chót họ cần số khách và số suất ăn cuối cùng. Nếu bạn lo chỗ ở, hỏi xem phải xác nhận phòng trước ngày nào.
2. Chọn ngày sớm nhất trong các hạn đó. Mọi thứ khác đều tính từ ngày này.
3. Trừ đi hai tuần. Dành khoảng đó để nhắc nhở và gọi điện cho những người chưa trả lời.
4. Ghi ngày tính được vào thiệp mời làm hạn trả lời. Khách nên có ít nhất ba đến bốn tuần để trả lời kể từ khi nhận thiệp.

Ví dụ

Đám cưới vào thứ Bảy 12 tháng 6. Bên catering cần số suất ăn cuối cùng trước 29 tháng 5, nhà nghỉ cần xác nhận phòng sớm hơn, trước 15 tháng 5. Sớm nhất là 15 tháng 5. Trừ đi hai tuần để gọi điện, hạn cho khách là 1 tháng 5. Vậy bạn gửi thiệp mời muộn nhất là đầu tháng 4.

Giấy, điện thoại hay web?

Mỗi cách có ưu nhược riêng. Quan trọng hơn việc chọn cách nào là mọi câu trả lời đều về một nơi và cả hai bạn đều xem được.

Thiệp hồi âm

Hợp với thiệp in và được khách lớn tuổi đặc biệt ưa chuộng. Nhưng hãy tính đến việc thiệp gửi về chậm, có tấm bị thất lạc và bạn phải chép từng câu trả lời vào danh sách. Trên thiệp cũng ít chỗ để ghi dị ứng và thực đơn.

Điện thoại và tin nhắn

Nhanh và gần gũi, nhất là với đám cưới nhỏ. Nhưng câu trả lời nằm rải rác trong nhiều cuộc trò chuyện và ở nhiều người. Rất dễ thất lạc thông tin rằng một người trong cặp đôi không ăn được gluten, hay em bé cuối cùng lại không đi.

Biểu mẫu trên web

Khách trả lời trên điện thoại vào lúc tiện cho họ, và bạn có mọi câu trả lời trong một bảng tổng hợp. Với khách không muốn dùng web, vẫn còn điện thoại. Bạn ghi câu trả lời của họ vào cùng danh sách đó thay họ.

Cách đề nghị xác nhận trong thiệp mời

Chỉ cần một câu: trước ngày nào, bằng cách nào và trả lời về điều gì. Câu chung chung “báo cho chúng mình nhé” không kèm ngày sẽ bị khách hiểu là “khi nào biết thì báo”.

Vui lòng xác nhận tham dự trước ngày 1 tháng 5 trên web của chúng mình hoặc qua số điện thoại [số]. Cho chúng mình biết cả những món bạn không ăn nhé.

Mẫu lời thiệp đầy đủ, kể cả lời mời có người đi cùng hoặc không kèm trẻ em, có trong cẩm nang viết thiệp báo hỷ. Mẫu lời thiệp báo hỷ và thiệp mời

Xử lý thay đổi sau hạn thế nào

Hạn trả lời không có nghĩa là sau đó mọi thứ sẽ không thay đổi. Sẽ dễ hơn nếu bạn chuẩn bị trước câu trả lời cho những tình huống thường gặp nhất.

Khách báo vắng sau hạn

Cảm ơn họ đã báo và cập nhật số lượng ngay. Nếu bạn đã báo số cho bên catering, hãy hỏi họ còn thay đổi được gì. Suất ăn bị hủy có phải trả tiền hay không là do hợp đồng của bạn quy định.

Khách muốn dẫn thêm người

Hãy quyết định trước sẽ trả lời thế nào và trả lời mọi người như nhau. Nếu không thể cho thêm người đi cùng, hãy nói nhẹ nhàng và không cần giải thích dài dòng.

Khách báo sẽ đến khi đã quá hạn

Nếu địa điểm và bên catering cho phép, hãy thêm họ vào. Ghi thay đổi vào danh sách ngay và kiểm tra lại sơ đồ bàn tiệc, thẻ tên và xe đưa đón.

Có người bị ốm một tuần trước đám cưới

Chuyện này vẫn xảy ra. Báo cho bên catering và địa điểm, chuyển thẻ tên đi và đừng bận tâm thêm.

Cách gom mọi câu trả lời về một nơi

Giữ một danh sách khách duy nhất theo gia đình, và với mỗi người ghi trạng thái trả lời: đến, không đến, hoặc chưa trả lời. Tách riêng ba trạng thái này. Người chưa trả lời không có nghĩa là đã báo vắng.

Dù khách trả lời bằng thiệp, điện thoại hay qua web, hãy ghi tất cả vào danh sách này. Khi đó cả hai bạn thấy cùng con số và không ai phải tìm xem ai đã nhắn gì cho ai. Từ danh sách, bạn gửi cho bên catering:

• số người lớn và trẻ em cho từng phần trong ngày,
• bao nhiêu suất cho mỗi thực đơn,
• dị ứng và chế độ ăn kiêng theo từng tên cụ thể, tốt nhất kèm số bàn.

Trong ứng dụng lập kế hoạch, bạn quản lý khách theo gia đình miễn phí, kể cả người đi cùng, trẻ em và chế độ ăn. Bảng tổng hợp cho bên catering có thể tải về dưới dạng tệp Excel. Danh sách khách trong ứng dụng

Với web đám cưới, mỗi gia đình nhận một đường dẫn riêng. Khách xác nhận tham dự từng phần trong ngày, cả cho người đi cùng và trẻ em, chọn thực đơn và ghi dị ứng. Trước hạn bạn đặt, họ có thể đổi câu trả lời, và câu trả lời được ghi thẳng vào danh sách khách. Bạn không phải chép lại từ tin nhắn và cuộc gọi. Web đám cưới có giá 1 499 Kč. 10 cặp đôi đầu tiên dùng mã PRVNICH10 chỉ còn 999 Kč. Web đám cưới có xác nhận tham dự hoạt động thế nào