Potvrdenie účasti na svadbe: ako zbierať odpovede hostí

Na čo sa hostí opýtať

Každá otázka navyše je ďalší dôvod, prečo odpoveď odložiť. Pýtajte sa len na to, čo naozaj použijete, a pri každej otázke si povedzte, komu odpoveď odovzdáte. Tu je zoznam, z ktorého si vyberiete:

Prídete?

Pri každom pozvanom zvlášť, nie „koľko vás bude“. Z odpovede „prídeme traja“ nespoznáte, kto z domácnosti chýba.

Na ktoré časti dňa?

Len ak pozývate na obrad, hostinu a večernú zábavu rôznych ľudí, alebo ak časť hostí odchádza skôr.

Ako sa volá váš sprievod?

Len pri tých, ktorým sprievod ponúkate. Meno sa hodí na menovky aj do zasadacieho poriadku.

Koľko rokov majú deti?

Podľa veku dohodnete s cateringom detské porcie a s miestom detskú stoličku alebo postieľku.

Ktoré menu si vyberiete?

Len ak catering ponúka na výber, napríklad mäso, rybu alebo bezmäsité jedlo.

Máte alergiu alebo niečo nejete?

Pýtajte sa pri každom človeku zvlášť. Alergia na orechy u jedného hosťa nie je informácia pre celý stôl.

Chcete prespať?

Keď zabezpečujete alebo odporúčate ubytovanie. Opýtajte sa aj na počet nocí.

Ako sa dopravíte?

Keď chystáte zvoz alebo je parkovanie obmedzené. Kto príde autom, môže ponúknuť miesto ostatným.

Akú pesničku si chcete zatancovať?

Nepovinná, ale hodí sa, ak chcete hrať aj to, čo majú radi hostia. Zoznam potom odovzdáte kapele alebo DJ-ovi.

Alergie a zdravotné obmedzenia sú citlivé údaje. Zbierajte len to, čo potrebuje catering, a odovzdajte ich len jemu.

Dokedy chcieť potvrdenie účasti

Termín odpovede neurčuje kalendár, ale catering a miesto. Počítajte ho odzadu od chvíle, keď musíte dodávateľom nahlásiť konečné čísla.

1. Opýtajte sa miesta a cateringu, dokedy chcú konečný počet hostí a porcií. Ak zabezpečujete ubytovanie, zistite, dokedy musíte potvrdiť izby.
2. Vyberte z týchto termínov ten najskorší. Od neho sa odvíja všetko ostatné.
3. Odpočítajte dva týždne. Tie si nechajte na pripomínanie a telefonáty tým, ktorí sa neozvú.
4. Výsledný dátum napíšte do pozvánky ako termín odpovede. Hostia by na odpoveď mali mať aspoň tri až štyri týždne od chvíle, keď pozvánku dostanú.

Príklad

Svadba je v sobotu 12. júna. Catering chce konečný počet porcií do 29. mája, penzión potrebuje potvrdiť izby už do 15. mája. Najskorší je 15. máj. Po odpočítaní dvoch týždňov na telefonáty vychádza termín pre hostí na 1. mája. Pozvánky potom rozošlite najneskôr začiatkom apríla.

Papier, telefón, alebo web?

Každý spôsob má svoje. Dôležitejšie než voľba je, aby všetky odpovede skončili na jednom mieste a aby ho mali k dispozícii obaja partneri.

Odpoveďová kartička

Hodí sa k tlačenému oznámeniu a ocenia ju najmä starší hostia. Počítajte však s tým, že sa vracia pomaly, niektoré sa stratia a každú odpoveď musíte prepísať do zoznamu. Na kartičke je málo miesta na alergie a menu.

Telefón a správy

Rýchle a osobné, najmä pri menšej svadbe. Odpovede však skončia v rôznych chatoch a u rôznych ľudí. Ľahko sa stratí informácia, že jeden z páru neje lepok, alebo že si to dieťa nakoniec rozmyslelo.

Formulár na webe

Hostia odpovedajú z mobilu, keď sa im to hodí, a všetky odpovede máte v jednom prehľade. Pre hostí, ktorí s webom nechcú mať nič spoločné, zostáva telefón. Ich odpoveď zapíšete do rovnakého zoznamu za nich.

Ako o potvrdenie požiadať v pozvánke

Stačí jedna veta: dokedy, ako a na čo odpovedať. Všeobecné „dajte vedieť“ bez dátumu si hostia vyložia ako „keď to budem vedieť“.

Účasť nám, prosím, potvrďte do 1. mája na našom webe alebo na telefóne [číslo]. Napíšte nám aj to, čo nejete.

Vzory celých textov vrátane pozvania so sprievodom alebo bez detí nájdete v sprievodcovi textom svadobného oznámenia. Vzory textu oznámenia a pozvánky

Ako riešiť zmeny po termíne

Termín odpovede neznamená, že sa potom už nič nezmení. Pomôže mať vopred pripravenú odpoveď na najčastejšie situácie.

Hosť sa ospravedlní po termíne

Poďakujte, že dal vedieť, a hneď upravte počty. Ak už máte počet nahlásený, opýtajte sa cateringu, čo sa dá ešte zmeniť. Či sa odhlásená porcia platí, určuje vaša zmluva.

Hosť chce priviesť niekoho navyše

Rozhodnite sa vopred, ako na to odpoviete, a odpovedajte všetkým rovnako. Ak sprievod ponúknuť nemôžete, povedzte to vľúdne a bez dlhého vysvetľovania.

Hosť sa ozve až po termíne, že príde

Ak to miesto a catering dovolia, pridajte ho. Zmenu hneď zapíšte do zoznamu a skontrolujte zasadací poriadok, menovky a zvoz.

Niekto ochorie týždeň pred svadbou

To sa stáva. Dajte vedieť cateringu a miestu, presuňte menovku a viac to neriešte.

Ako mať odpovede na jednom mieste

Veďte si jeden zoznam hostí po domácnostiach a pri každom človeku stav odpovede: príde, nepríde, alebo zatiaľ neodpovedal. Tieto tri stavy od seba držte oddelene. Kto neodpovedal, ešte nie je ospravedlnený.

Či už hostia odpovedajú kartičkou, telefónom, alebo cez web, všetko zapisujte do tohto zoznamu. Obaja partneri potom vidia rovnaké čísla a nikto nemusí hľadať, kto komu čo napísal. Cateringu z neho odovzdáte:

• počet dospelých a detí na každú časť dňa,
• koľko porcií ktorého menu,
• alergie a stravovacie obmedzenia pri konkrétnych menách, ideálne aj s číslom stola.

V plánovači si hostí vediete po domácnostiach zadarmo, aj so sprievodom, deťmi a stravou. Prehľad pre catering si stiahnete ako súbor pre Excel. Zoznam hostí v plánovači

So svadobným webom dostane každá domácnosť osobný odkaz. Hostia potvrdia účasť na jednotlivé časti dňa aj za sprievod a deti, vyberú menu a napíšu alergie. Do termínu, ktorý si nastavíte, môžu odpoveď zmeniť a odpovede sa zapíšu rovno do zoznamu hostí. Nemusíte ich prepisovať zo správ a telefonátov. Svadobný web stojí 1 499 Kč. Prvých 10 párov ho má s kódom PRVNICH10 za 999 Kč. Ako funguje svadobný web s potvrdením účasti