Rückmeldung zur Hochzeit: wie Sie die Antworten der Gäste sammeln

Was Sie die Gäste fragen sollten

Jede zusätzliche Frage ist ein weiterer Grund, die Antwort aufzuschieben. Fragen Sie nur, was Sie wirklich verwenden, und überlegen Sie bei jeder Frage, an wen Sie die Antwort weitergeben. Hier ist eine Liste zur Auswahl:

Kommen Sie?

Für jede eingeladene Person einzeln, nicht „wie viele ihr seid“. Aus der Antwort „wir kommen zu dritt“ erkennen Sie nicht, wer aus dem Haushalt fehlt.

Zu welchen Teilen des Tages?

Nur wenn Sie zu Trauung, Hochzeitsessen und Abendfeier unterschiedliche Menschen einladen oder ein Teil der Gäste früher abreist.

Wie heißt Ihre Begleitung?

Nur bei denen, denen Sie eine Begleitung anbieten. Den Namen brauchen Sie für Platzkarten und Sitzplan.

Wie alt sind die Kinder?

Je nach Alter vereinbaren Sie mit dem Catering Kinderportionen und mit der Location einen Kinderstuhl oder ein Kinderbett.

Welches Menü wählen Sie?

Nur wenn das Catering eine Auswahl anbietet, etwa Fleisch, Fisch oder ein vegetarisches Gericht.

Haben Sie eine Allergie oder essen Sie etwas nicht?

Fragen Sie jede Person einzeln. Eine Nussallergie bei einem Gast ist keine Information für den ganzen Tisch.

Möchten Sie übernachten?

Wenn Sie Unterkünfte organisieren oder empfehlen. Fragen Sie auch nach der Zahl der Nächte.

Wie reisen Sie an?

Wenn Sie einen Shuttle planen oder es nur wenige Parkplätze gibt. Wer mit dem Auto kommt, kann anderen einen Platz anbieten.

Zu welchem Lied möchten Sie tanzen?

Freiwillig, aber nützlich, wenn auch die Lieblingslieder der Gäste laufen sollen. Die Liste geben Sie dann an Band oder DJ weiter.

Allergien und gesundheitliche Einschränkungen sind sensible Daten. Sammeln Sie nur, was das Catering braucht, und geben Sie es nur dorthin weiter.

Bis wann Sie die Rückmeldung brauchen

Die Antwortfrist bestimmt nicht der Kalender, sondern Catering und Location. Rechnen Sie rückwärts ab dem Zeitpunkt, an dem Sie den Dienstleistern die endgültigen Zahlen melden müssen.

1. Fragen Sie Location und Catering, bis wann sie die endgültige Zahl der Gäste und Portionen brauchen. Wenn Sie Unterkünfte organisieren, finden Sie heraus, bis wann Sie die Zimmer bestätigen müssen.
2. Wählen Sie von diesen Terminen den frühesten. Davon hängt alles andere ab.
3. Ziehen Sie zwei Wochen ab. Die brauchen Sie für Erinnerungen und Anrufe bei denen, die sich nicht melden.
4. Das so ermittelte Datum schreiben Sie als Antwortfrist in die Einladung. Die Gäste sollten ab Erhalt der Einladung mindestens drei bis vier Wochen Zeit zum Antworten haben.

Beispiel

Die Hochzeit ist am Samstag, 12. Juni. Das Catering möchte die endgültige Zahl der Portionen bis 29. Mai, die Pension muss die Zimmer schon bis 15. Mai bestätigt bekommen. Der früheste Termin ist der 15. Mai. Nach Abzug von zwei Wochen für Anrufe ergibt sich als Frist für die Gäste der 1. Mai. Die Einladungen verschicken Sie dann spätestens Anfang April.

Papier, Telefon oder Website?

Jeder Weg hat seine Vor- und Nachteile. Wichtiger als die Wahl ist, dass alle Antworten an einem Ort landen und beide Partner darauf Zugriff haben.

Antwortkarte

Passt zur gedruckten Anzeige und wird vor allem von älteren Gästen geschätzt. Rechnen Sie aber damit, dass sie langsam zurückkommt, manche verloren gehen und Sie jede Antwort in die Liste übertragen müssen. Auf der Karte ist wenig Platz für Allergien und Menü.

Telefon und Nachrichten

Schnell und persönlich, besonders bei einer kleineren Hochzeit. Die Antworten landen aber in verschiedenen Chats und bei verschiedenen Personen. Leicht geht die Information verloren, dass jemand aus einem Paar kein Gluten isst oder dass das Kind es sich doch anders überlegt hat.

Formular auf der Website

Die Gäste antworten vom Handy, wann es ihnen passt, und Sie haben alle Antworten in einer Übersicht. Für Gäste, die mit einer Website nichts zu tun haben möchten, bleibt das Telefon. Ihre Antwort tragen Sie für sie in dieselbe Liste ein.

Wie Sie in der Einladung um Rückmeldung bitten

Ein Satz genügt: bis wann, wie und worauf geantwortet werden soll. Ein allgemeines „Gebt Bescheid“ ohne Datum verstehen die Gäste als „sobald ich es weiß“.

Bitte gebt uns bis zum 1. Mai auf unserer Website oder telefonisch unter [Nummer] Bescheid, ob ihr kommt. Schreibt uns auch, was ihr nicht esst.

Vorlagen für vollständige Texte, auch für Einladungen mit Begleitung oder ohne Kinder, finden Sie im Ratgeber zum Text der Hochzeitsanzeige. Textvorlagen für Anzeige und Einladung

Wie Sie mit Änderungen nach der Frist umgehen

Die Antwortfrist bedeutet nicht, dass sich danach nichts mehr ändert. Es hilft, für die häufigsten Situationen schon eine Antwort parat zu haben.

Ein Gast sagt nach der Frist ab

Bedanken Sie sich, dass er Bescheid gegeben hat, und passen Sie die Zahlen sofort an. Haben Sie die Zahl schon gemeldet, fragen Sie das Catering, was sich noch ändern lässt. Ob die abgesagte Portion bezahlt werden muss, bestimmt Ihr Vertrag.

Ein Gast möchte jemanden zusätzlich mitbringen

Entscheiden Sie vorab, wie Sie darauf antworten, und antworten Sie allen gleich. Können Sie keine Begleitung anbieten, sagen Sie es freundlich und ohne lange Erklärungen.

Ein Gast meldet sich erst nach der Frist und kommt doch

Wenn Location und Catering es zulassen, nehmen Sie ihn dazu. Tragen Sie die Änderung sofort in die Liste ein und prüfen Sie Sitzplan, Platzkarten und Shuttle.

Jemand wird eine Woche vor der Hochzeit krank

Das kommt vor. Geben Sie Catering und Location Bescheid, verschieben Sie die Platzkarte und machen Sie sich keine weiteren Gedanken.

Wie Sie die Antworten an einem Ort haben

Führen Sie eine Gästeliste nach Haushalten und bei jeder Person den Antwortstatus: kommt, kommt nicht oder hat noch nicht geantwortet. Halten Sie diese drei Zustände auseinander. Wer nicht geantwortet hat, hat noch nicht abgesagt.

Ob die Gäste per Karte, Telefon oder über die Website antworten, tragen Sie alles in diese Liste ein. Beide Partner sehen dann dieselben Zahlen, und niemand muss suchen, wer wem was geschrieben hat. Dem Catering geben Sie daraus weiter:

• die Zahl der Erwachsenen und Kinder für jeden Teil des Tages,
• wie viele Portionen von welchem Menü,
• Allergien und Ernährungseinschränkungen bei konkreten Namen, am besten mit Tischnummer.

Im Planer führen Sie die Gäste kostenlos nach Haushalten, mit Begleitung, Kindern und Ernährung. Die Übersicht fürs Catering laden Sie als Excel-Datei herunter. Gästeliste im Planer

Mit der Hochzeitswebsite bekommt jeder Haushalt einen persönlichen Link. Die Gäste melden sich für einzelne Teile des Tages an, auch für Begleitung und Kinder, wählen ein Menü und geben Allergien an. Bis zu einer Frist, die Sie selbst festlegen, können sie ihre Antwort ändern, und die Antworten landen direkt in der Gästeliste. Sie müssen sie nicht aus Nachrichten und Anrufen abtippen. Die Hochzeitswebsite kostet 1.499 Kč. Die ersten 10 Paare bekommen sie mit dem Code PRVNICH10 für 999 Kč. So funktioniert die Hochzeitswebsite mit Rückmeldung