Potvrzení účasti na svatbu: jak sbírat odpovědi hostů

Na co se hostů zeptat

Každá otázka navíc je další důvod, proč odpověď odložit. Ptejte se jen na to, co opravdu použijete, a u každé otázky si řekněte, komu odpověď předáte. Tady je seznam, ze kterého si vyberete:

Přijdete?

U každého pozvaného zvlášť, ne „kolik vás bude“. Z odpovědi „přijdeme tři“ nepoznáte, kdo z domácnosti chybí.

Na které části dne?

Jen pokud zvete na obřad, hostinu a večerní zábavu různé lidi, nebo pokud část hostů odjíždí dřív.

Jak se jmenuje váš doprovod?

Jen u těch, kterým doprovod nabízíte. Jméno se hodí na jmenovky i do zasedacího pořádku.

Kolik je dětem?

Podle věku domluvíte s cateringem dětské porce a s místem dětskou židličku nebo postýlku.

Které menu si vyberete?

Jen pokud catering nabízí na výběr, třeba maso, rybu nebo bezmasé jídlo.

Máte alergii nebo něco nejíte?

Ptejte se u každého člověka zvlášť. Alergie na ořechy u jednoho hosta není informace pro celý stůl.

Chcete přespat?

Když zajišťujete nebo doporučujete ubytování. Zeptejte se i na počet nocí.

Jak se dopravíte?

Když chystáte svoz nebo omezené parkování. Kdo přijede autem, může nabídnout místo ostatním.

Jakou písničku si chcete zatancovat?

Nepovinná, ale hodí se, pokud chcete hrát i to, co mají rádi hosté. Seznam pak předáte kapele nebo DJovi.

Alergie a zdravotní omezení jsou citlivé údaje. Sbírejte jen to, co potřebuje catering, a předejte je jen jemu.

Do kdy chtít potvrzení účasti

Termín odpovědi neurčuje kalendář, ale catering a místo. Počítejte ho pozpátku od chvíle, kdy musíte dodavatelům nahlásit konečná čísla.

1. Zeptejte se místa a cateringu, do kdy chtějí konečný počet hostů a porcí. Pokud zajišťujete ubytování, zjistěte, do kdy musíte potvrdit pokoje.
2. Vyberte z těchto termínů ten nejdřívější. Od něj se odvíjí všechno ostatní.
3. Odečtěte dva týdny. Ty si nechte na připomínání a telefonáty těm, kdo se neozvou.
4. Výsledné datum napište do pozvánky jako termín odpovědi. Hosté by na odpověď měli mít aspoň tři až čtyři týdny od chvíle, kdy pozvánku dostanou.

Příklad

Svatba je v sobotu 12. června. Catering chce konečný počet porcí do 29. května, penzion potřebuje potvrdit pokoje už do 15. května. Nejdřívější je 15. květen. Po odečtení dvou týdnů na telefonáty vychází termín pro hosty na 1. května. Pozvánky pak rozešlete nejpozději začátkem dubna.

Papír, telefon, nebo web?

Každý způsob má své. Důležitější než volba je, aby všechny odpovědi skončily na jednom místě a aby ho měli oba partneři k dispozici.

Odpovědní kartička

Hodí se k tištěnému oznámení a ocení ji hlavně starší hosté. Počítejte ale s tím, že se vrací pomalu, některé se ztratí a každou odpověď musíte přepsat do seznamu. Na kartičce je málo místa na alergie a menu.

Telefon a zprávy

Rychlé a osobní, zvlášť u menší svatby. Odpovědi ale skončí v různých chatech a u různých lidí. Snadno se ztratí informace, že jeden z páru nejí lepek, nebo že si to dítě nakonec rozmyslelo.

Formulář na webu

Hosté odpovídají z mobilu, kdy se jim to hodí, a všechny odpovědi máte v jednom přehledu. Pro hosty, kteří s webem nechtějí nic mít, zůstává telefon. Jejich odpověď zapíšete do stejného seznamu za ně.

Jak o potvrzení požádat v pozvánce

Stačí jedna věta: do kdy, jak a na co odpovědět. Obecné „dejte vědět“ bez data si hosté vyloží jako „až to budu vědět“.

Účast nám prosím potvrďte do 1. května na našem webu nebo na telefonu [číslo]. Napište nám i to, co nejíte.

Vzory celých textů, včetně pozvání s doprovodem nebo bez dětí, najdete v průvodci textem svatebního oznámení. Vzory textu oznámení a pozvánky

Jak řešit změny po termínu

Termín odpovědi neznamená, že se potom už nic nezmění. Pomůže mít předem připravenou odpověď na nejčastější situace.

Host se omluví po termínu

Poděkujte, že dal vědět, a hned upravte počty. Pokud už máte počet nahlášený, zeptejte se cateringu, co se dá ještě změnit. Jestli se odhlášená porce platí, určuje vaše smlouva.

Host chce přivést někoho navíc

Rozhodněte se předem, jak na to odpovíte, a odpovídejte všem stejně. Pokud doprovod nabídnout nemůžete, řekněte to vlídně a bez dlouhého vysvětlování.

Host se ozve až po termínu, že přijde

Pokud to místo a catering dovolí, přidejte ho. Změnu zapište hned do seznamu a zkontrolujte zasedací pořádek, jmenovky a svoz.

Někdo onemocní týden před svatbou

To se stává. Dejte vědět cateringu a místu, přesuňte jmenovku a víc to neřešte.

Jak mít odpovědi na jednom místě

Veďte si jeden seznam hostů po domácnostech a u každého člověka stav odpovědi: přijde, nepřijde, nebo zatím neodpověděl. Tyto tři stavy od sebe držte odděleně. Kdo neodpověděl, ještě není omluvený.

Ať hosté odpovídají kartičkou, telefonem, nebo přes web, všechno zapisujte do tohoto seznamu. Oba partneři pak vidí stejná čísla a nikdo nemusí hledat, komu kdo co napsal. Cateringu z něj předáte:

• počet dospělých a dětí na každou část dne,
• kolik porcí kterého menu,
• alergie a stravovací omezení u konkrétních jmen, ideálně i s číslem stolu.

V plánovači si hosty vedete po domácnostech zdarma, i s doprovodem, dětmi a stravou. Přehled pro catering si stáhnete jako soubor pro Excel. Seznam hostů v plánovači

Se svatebním webem dostane každá domácnost osobní odkaz. Hosté potvrdí účast na jednotlivé části dne i za doprovod a děti, vyberou menu a napíšou alergie. Do termínu, který si nastavíte, mohou odpověď změnit, a odpovědi se zapíšou rovnou do seznamu hostů. Nemusíte je přepisovat ze zpráv a telefonátů. Svatební web stojí 1 499 Kč. Prvních 10 párů ho má s kódem PRVNICH10 za 999 Kč. Jak funguje svatební web s potvrzením účasti