1. Role správce a zpracovatele
Při provozu aplikace Svatební plán dochází k přesně vymezenému dělení rolí v souladu s článkem 4 bodem 7 a 8 GDPR:
A. Svatební plán jako Správce osobních údajů
Správcem je Tomáš Šesták, IČO 07175612, se sídlem Tylovo náměstí 650/4, 120 00 Praha 2 (kontakt: soukromi@svatebniplan.cz). Provozovatel služby je správcem osobních údajů snoubenců a svatebních koordinátorů (uživatelů), které shromažďuje pro účely registrace, správy uživatelského účtu, technické podpory, fakturace zakoupeného svatebního webu a plnění souvisejících daňových povinností. U koordinátorů je správcem i jejich identifikačních údajů podnikatele a záznamu o přijetí Podmínek pro koordinátory.
B. Snoubenci jako Správci a Svatební plán jako Zpracovatel
Pokud snoubenci do plánovače zadají osobní údaje svých svatebních hostů (jména, rodiny, telefonní čísla, stravovací preference) nebo dodavatelů, vystupují snoubenci v roli Správců těchto údajů. Svatební plán je v tomto vztahu technickým Zpracovatelem, který tato data ukládá a zpracovává výhradně na základě pokynů snoubenců za účelem poskytnutí funkcionality plánovače a svatebního webu (čl. 28 GDPR).
C. Svatební koordinátora jako Správci a Svatební plán jako Zpracovatel
Svatbu může v aplikaci vést svatební koordinátor ve Studiu pro koordinátory. Správcem údajů hostů, snoubenců a dodavatelů, které do takové svatby zadá nebo které hosté odešlou přes jeho svatební web, je tento koordinátor; jedná‑li koordinátor pro snoubence jako jejich zpracovatel, jsou správci snoubenci. Svatební plán je v tomto vztahu zpracovatelem podle zpracovatelské smlouvy s koordinátorem (čl. 28 GDPR). Se žádostí o tyto údaje se obraťte na koordinátora; pokud ji pošlete nám, předáme ji jemu. Na tarifu Studio může koordinátor do svého studia pozvat až 3 asistenty, kteří údaje jeho otevřených svateb vidí a upravují z jeho pověření.
2. Kategorie subjektů údajů a rozsah zpracování
Zpracováváme údaje následujících kategorií osob:
1. Snoubenci (organizátoři svatby)
- Identifikační a kontaktní údaje: jméno a příjmení, e‑mailová adresa.
- Autentizační údaje: heslo v zabezpečené hashe formě, identifikátor Google / Apple přihlášení.
- Svatební metadata: plánované datum a čas svatby, místo konání, časové pásmo, vybraná měna.
- Plánovací záznamy: rozpočet, položky harmonogramu, úkoly, poznámky.
- Hodnocení aplikace (dobrovolně): počet hvězdiček, komentář a souhlas s jeho zveřejněním. Na webu ukazujeme jen souhrn hvězdiček a komentáře, které autor dovolil zveřejnit, a to bez jména.
- Transakční údaje: identifikátor nákupu svatebního webu, datum platby, fakturační adresa (pokud byla vyžádána).
- Svatební koordinátoři navíc: identifikační údaje podnikatele (jméno nebo firma, IČO, sídlo) a záznam o přijetí Podmínek pro koordinátory a zpracovatelské smlouvy (verze a čas).
- Asistenti svatebních koordinátorů: jméno a e‑mail z pozvánky, studio, do kterého patří, a čas přijetí pozvánky.
2. Svatební hosté
- Základní údaje: jméno a příjmení (nebo přezdívka), příslušnost k rodině/domácnosti.
- Kontaktní údaje (volitelně): e‑mailová adresa, telefonní číslo zadané snoubenci.
- Poštovní adresa a oslovení (volitelně): zadané snoubenci v části Adresy a obálky pro tisk adres na obálky.
- RSVP údaje: potvrzení účasti na obřadu, hostině nebo večerní zábavě, počet doprovázejících osob a dětí.
- Diety a stravovací omezení: dobrovolně vyplněné v RSVP (např. vegetarián, bezlepková dieta, alergie).
3. Hosté přispívající fotografiemi (QR galerie)
- Obsah fotografií: obrazový záznam pořízený hostem v den svatby.
- Technická metadata: čas nahrání, technické rozměry fotografie. Z veřejných náhledů jsou odstraňována citlivá EXIF data (např. přesná GPS poloha).
4. Dodavatelé
- Kontaktní údaje a cenové kalkulace uložené snoubenci do sekce Dodavatelé pro správu svatebního rozpočtu.
3. Účely a právní tituly zpracování
Veškeré zpracování osobních údajů probíhá v souladu s článkem 6 odst. 1 GDPR na základě následujících právních titulů:
| Účel zpracování | Kategorie údajů | Právní základ (titul) |
|---|---|---|
| Založení a správa účtu, poskytování plánovače | E‑mail, jméno, svatební metadata | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) |
| Zveřejnění svatebního webu a sběr RSVP odpovědí | Svatební web, jména hostů, odpovědi RSVP | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) |
| Smlouva se svatebním koordinátorem ve Studiu a doklady o jeho platbách | Identifikační údaje podnikatele (jméno nebo firma, IČO, sídlo), záznam o přijetí podmínek | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) |
| Fakturace a účetnictví při nákupu svatebního webu | Fakturační údaje, historie plateb | Splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) |
| Zabezpečení systému, prevence podvodů, diagnostika | Provozní logy, IP adresa, verze aplikace | Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) |
| Měření používání webu a aplikace (se souhlasem) | Pseudonymní identifikátor zařízení a účtu, navštívené stránky a dokončené kroky, technické údaje o prohlížeči či zařízení | Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) |
| Tipy a připomínky k plánování, novinky a nabídky e‑mailem (se souhlasem, který můžete kdykoli odvolat odkazem v každém e‑mailu nebo ve Více → E‑maily od nás) | E‑mail, záznam o udělení a odvolání souhlasu (čas, místo, znění), stav plánování (zda máte datum, hosty a spoluplánující), odeslané e‑maily | Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, § 7 zákona č. 480/2004 Sb.) |
| Anonymní počítání návštěv webu bez ukládání do zařízení | Navštívená stránka, technické údaje o prohlížeči | Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) |
| Vyřízení poptávky dodavatele, kterou odešlete z plánovače | Kontaktní e‑mail a případně telefon, jména páru, datum a místo svatby, počet hostů, rozpočet a text poptávky | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) |
| Zpracování diet a alergií hostů v RSVP | Údaje o stravovacích omezeních | Výslovný souhlas hosta (čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR) |
4. Zvláštní kategorie údajů (diety a alergie)
Informace o potravinových alergiích či zdravotních dietních omezeních představují zvláštní kategorii osobních údajů (údaje o zdravotním stavu dle čl. 9 GDPR).
Hosté tyto údaje vyplňují do formuláře RSVP zcela dobrovolně za jediným účelem: umožnit snoubencům zajistit vhodný catering na svatební hostině. Odesláním formuláře host uděluje výslovný souhlas se zpracováním těchto informací pro organizaci svatby. Tento souhlas může host kdykoli odvolat kontaktováním snoubenců nebo naší podpory.
5. Doba uchovávání údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu:
- Data v plánovači a uživatelský účet: Po dobu, po kterou máte účet aktivní. O trvalé a nevratné smazání účtu i svatby můžete kdykoli požádat v aplikaci (Více → Účet → Smazat účet); smažeme je do 30 dnů.
- Ukázka bez registrace: Ukázkový plán, který si otevřete bez účtu, smažeme i se vším, co do něj zapíšete, po 14 dnech bez použití a nejpozději 60 dní od otevření. Hned ho smažete tlačítkem Smazat ukázku. Do ukázky prosím nezadávejte skutečné údaje svých hostů. Aby se k ukázce šlo vrátit, uloží si prohlížeč přihlášení k ní; bez něj ukázka nefunguje.
- Svatební web a fotky hostů: Web je zveřejněný po dobu zaplaceného období (2 roky, s možností prodloužení). Po jeho skončení ho hosté už neuvidí a za 60 dní web smažeme i se vším, co na něm je, včetně fotek od hostů, odkazů na pozvánky, rezervací darů a přání písniček. Datum smazání vám předem pošleme e‑mailem. Když platbu za web vrátíme, smažeme web do druhého dne. To neplatí, když vracíme omylem zaplacenou druhou platbu za objednávku, kterou už nahradila jiná; web pak zůstává beze změny. Seznam hostů s odpověďmi a ostatní údaje v plánovači zůstávají ve vašem účtu.
- Souhlasy s e‑maily: Záznam o udělení a odvolání souhlasu s tipy či nabídkami uchováváme po dobu trvání účtu. Po zrušení účtu z něj zůstane jen otisk (hash) e‑mailové adresy, čas a znění souhlasu, a to 3 roky, abychom mohli prokázat, že jsme e‑maily posílali oprávněně (čl. 17 odst. 3 písm. e) GDPR).
- Údaje svatebního koordinátora: Identifikační údaje podnikatele a záznam o přijetí Podmínek pro koordinátory uchováváme po dobu trvání účtu. Svatby, které koordinátor vede, smažeme nejpozději 90 dní po skončení jeho účasti ve Studiu, nedohodne‑li se s námi jinak. Členství asistenta ve studiu smažeme, jakmile ho koordinátor odebere nebo asistent studio opustí; pozvánky asistentům smažeme spolu se studiem.
- Hodnocení aplikace: Po dobu trvání účtu, nebo dokud ho v aplikaci (Více → Hodnocení aplikace) nesmažete.
- Doklady o platbách: Záznamy o zaplacených objednávkách uchováváme po dobu, kterou ukládají daňové předpisy, nejdéle 10 let od konce roku, ve kterém k platbě došlo.
- Poptávky dodavatelů: Poptávky dodavatelů uchováváme po dobu plánování svatby a smažeme je spolu se svatbou, nejpozději 12 měsíců po datu svatby.
6. Příjemci údajů a pověření zpracovatelé
K vašim datům mají přístup pouze prověření poskytovatelé zajišťující nezbytnou infrastrukturu pro běh platformy:
- Supabase Inc. – hosting zabezpečené databáze, ověřování uživatelů a šifrované souborové úložiště (datová centra v Evropské unii – Frankfurt, Německo).
- Resend Inc. – doručování transakčních a systémových e‑mailů (ověření registrace, pozvánka partnera, potvrzení RSVP) a e‑mailů s tipy či nabídkami, pokud k nim dáte souhlas.
- Vercel Inc. – platforma pro hosting a globální CDN distribuci webové aplikace.
- PostHog Inc. – měření používání webu a aplikace (datové centrum v Evropské unii – Frankfurt, Německo). Podrobnosti v části 10.
- Better Stack – sledování chyb a provozní záznamy (datové centrum v USA; viz část 7).
- Licencovaná platební brána – zpracování plateb při zakoupení svatebního webu. Svatební plán nezpracovává ani neukládá čísla platebních karet.
- Dodavatelé, na které se ptáte – nejdřív jim pošleme datum, místo, počet hostů a rozpočet; vaše kontaktní údaje předáme, až poptávku přijmou. Dodavatelé, se kterými spolupracujeme, nám za zprostředkování platí. Dodavatel je samostatným správcem údajů, které od nás dostane.
7. Předávání údajů do třetích zemí
Primární uložení dat probíhá v datových centrech na území Evropské unie. V případě některých technologických subdodavatelů (např. doručování e‑mailů nebo sledování chyb aplikace) může docházet k přenosu dat do USA. V takovém případě je předávání chráněno v souladu s GDPR prostřednictvím:
- Rámce pro ochranu soukromí mezi EU a USA (EU-U.S. Data Privacy Framework).
- Standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí (Standard Contractual Clauses – SCC).
8. Vaše práva dle GDPR
Jako subjekt údajů máte podle článků 15 až 22 GDPR následující práva:
Právo na přístup
Právo získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a právo na jejich kopii.
Právo na opravu
Právo na bezodkladnou opravu nepřesných či neúplných údajů přímo v aplikaci.
Právo na výmaz
Právo na trvalé smazání údajů („právo být zapomenut“), pokud již nejsou potřebné nebo pokud odvoláte souhlas.
Právo na přenositelnost
Právo získat své údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (CSV, JSON, PDF).
Právo na omezení zpracování
Právo požadovat dočasné omezení zpracování např. během prověřování přesnosti údajů.
Právo vznést námitku
Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu správce.
9. Dozorový úřad a kontakt
Svá práva můžete uplatnit zasláním žádosti na e‑mailovou adresu:
Pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů porušuje právní předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:
Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ)
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Web: www.uoou.cz
E‑mail: posta@uoou.cz
10. Měření používání a sledování chyb
Abychom věděli, které části webu a plánovače vám pomáhají a kde se zasekáváte, měříme jejich používání službou PostHog. Chyby aplikace a provozní záznamy zpracovává služba Better Stack.
- Bez vaší volby: na veřejných stránkách webu počítáme jen anonymní návštěvy. Do zařízení nic neukládáme (žádné cookies ani místní úložiště), nepropojujeme je s účtem a nevytváříme profil.
- Se souhlasem: uložíme do zařízení náhodný identifikátor a po přihlášení propojíme měření s identifikátorem vašeho účtu. Zaznamenáváme navštívené stránky a dokončené kroky, například založení svatby nebo zakoupení svatebního webu.
- Po odmítnutí: měření úplně vypneme.
Jména, e‑maily, údaje o hostech, odpovědi RSVP, částky z rozpočtu, fotografie ani obsah formulářů neměříme. Z adres stránek odstraňujeme parametry a reklamní identifikátory. Nahrávání obrazovky ani automatický záznam kliknutí nepoužíváme. Svatební weby pro hosty neměříme vůbec.
Při chybě aplikace odesíláme technický popis chyby, verzi aplikace a identifikátor účtu, abychom chybu mohli najít a opravit. Osobní údaje z popisu chyby před odesláním odstraňujeme.
Souhlas můžete kdykoli změnit v nastavení účtu (Více → Účet → Soukromí) nebo odkazem Nastavení soukromí v patičce webu. Údaje o používání uchováváme nejdéle 12 měsíců.