Potwierdzenie przybycia na ślub: jak zbierać odpowiedzi gości

O co zapytać gości

Każde dodatkowe pytanie to kolejny powód, by odłożyć odpowiedź. Pytajcie tylko o to, co naprawdę wykorzystacie, i przy każdym pytaniu ustalcie, komu przekażecie odpowiedź. Oto lista, z której możecie wybierać:

Czy przyjdziecie?

Osobno dla każdego zaproszonego, a nie „ile was będzie”. Z odpowiedzi „przyjdziemy we trójkę” nie dowiecie się, kogo z rodziny brakuje.

Na które części dnia?

Tylko jeśli na ceremonię, przyjęcie i wieczorną zabawę zapraszacie różne osoby albo część gości wyjeżdża wcześniej.

Jak ma na imię Twoja osoba towarzysząca?

Tylko u tych, którym proponujecie osobę towarzyszącą. Imię przyda się na winietki i do planu stołów.

Ile lat mają dzieci?

Według wieku ustalicie z cateringiem porcje dziecięce, a z miejscem krzesełko do karmienia lub łóżeczko.

Które menu wybieracie?

Tylko jeśli catering daje wybór, na przykład mięso, rybę albo danie bezmięsne.

Czy macie alergię albo czegoś nie jecie?

Pytajcie każdą osobę osobno. Alergia na orzechy u jednego gościa to nie informacja dla całego stołu.

Czy chcecie zostać na noc?

Gdy zapewniacie lub polecacie noclegi. Zapytajcie też o liczbę nocy.

Jak dojedziecie?

Gdy organizujecie dowóz albo parking jest ograniczony. Kto przyjedzie autem, może zaproponować miejsce innym.

Przy jakiej piosence chcecie zatańczyć?

Nieobowiązkowe, ale przydatne, jeśli chcecie grać też to, co lubią goście. Listę przekażecie potem zespołowi lub DJ-owi.

Alergie i ograniczenia zdrowotne to dane wrażliwe. Zbierajcie tylko to, czego potrzebuje catering, i przekazujcie je tylko jemu.

Do kiedy prosić o potwierdzenie przybycia

Termin odpowiedzi nie wynika z kalendarza, tylko z wymagań cateringu i miejsca. Liczcie go wstecz od chwili, gdy musicie podać usługodawcom ostateczne liczby.

1. Zapytajcie miejsce i catering, do kiedy chcą ostateczną liczbę gości i porcji. Jeśli zapewniacie noclegi, sprawdźcie, do kiedy musicie potwierdzić pokoje.
2. Z tych terminów wybierzcie najwcześniejszy. Od niego zależy wszystko inne.
3. Odejmijcie dwa tygodnie. Zostawcie je sobie na przypomnienia i telefony do tych, którzy się nie odezwą.
4. Otrzymaną datę wpiszcie do zaproszenia jako termin odpowiedzi. Goście powinni mieć na odpowiedź co najmniej trzy do czterech tygodni od chwili, gdy dostaną zaproszenie.

Przykład

Ślub jest w sobotę 12 czerwca. Catering chce ostatecznej liczby porcji do 29 maja, a pensjonat potrzebuje potwierdzenia pokoi już do 15 maja. Najwcześniejszy jest 15 maja. Po odjęciu dwóch tygodni na telefony termin dla gości wypada 1 maja. Zaproszenia roześlijcie wtedy najpóźniej na początku kwietnia.

Papier, telefon czy strona?

Każdy sposób ma swoje plusy i minusy. Ważniejsze od wyboru jest to, by wszystkie odpowiedzi trafiały w jedno miejsce i by oboje partnerzy mieli do niego dostęp.

Karta odpowiedzi

Pasuje do drukowanego zawiadomienia i docenią ją zwłaszcza starsi goście. Pamiętajcie jednak, że wraca powoli, niektóre się gubią, a każdą odpowiedź trzeba przepisać na listę. Na karcie jest mało miejsca na alergie i menu.

Telefon i wiadomości

Szybko i osobiście, zwłaszcza przy mniejszym ślubie. Odpowiedzi lądują jednak w różnych czatach i u różnych osób. Łatwo zgubić informację, że jedno z pary nie je glutenu albo że dziecko jednak nie przyjdzie.

Formularz na stronie

Goście odpowiadają z telefonu, kiedy im wygodnie, a wszystkie odpowiedzi macie w jednym zestawieniu. Dla gości, którzy nie chcą mieć ze stroną nic wspólnego, zostaje telefon. Ich odpowiedź wpiszecie za nich na tę samą listę.

Jak poprosić o potwierdzenie w zaproszeniu

Wystarczy jedno zdanie: do kiedy, jak i na co odpowiedzieć. Ogólne „dajcie znać” bez daty goście odczytają jako „jak już będę wiedzieć”.

Prosimy o potwierdzenie przybycia do 1 maja na naszej stronie lub pod numerem [numer]. Napiszcie nam też, czego nie jecie.

Wzory całych tekstów, także zaproszeń z osobą towarzyszącą lub bez dzieci, znajdziecie w poradniku o tekście zawiadomienia ślubnego. Wzory tekstów zawiadomień i zaproszeń

Jak radzić sobie ze zmianami po terminie

Termin odpowiedzi nie oznacza, że potem nic się już nie zmieni. Pomaga mieć z góry przygotowaną odpowiedź na najczęstsze sytuacje.

Gość odwołuje przybycie po terminie

Podziękujcie, że dał znać, i od razu poprawcie liczby. Jeśli liczba jest już zgłoszona, zapytajcie catering, co jeszcze da się zmienić. Czy za odwołaną porcję się płaci, określa Wasza umowa.

Gość chce przyprowadzić kogoś dodatkowego

Zdecydujcie z góry, jak na to odpowiecie, i odpowiadajcie wszystkim tak samo. Jeśli nie możecie zaproponować osoby towarzyszącej, powiedzcie to życzliwie i bez długich wyjaśnień.

Gość odzywa się po terminie, że przyjdzie

Jeśli miejsce i catering na to pozwalają, dopiszcie go. Zmianę od razu wpiszcie na listę i sprawdźcie plan stołów, winietki i dowóz.

Ktoś choruje tydzień przed ślubem

Zdarza się. Dajcie znać cateringowi i miejscu, przełóżcie winietkę i więcej się tym nie przejmujcie.

Jak mieć odpowiedzi w jednym miejscu

Prowadźcie jedną listę gości według rodzin, a przy każdej osobie status odpowiedzi: przyjdzie, nie przyjdzie albo jeszcze nie odpowiedział. Te trzy statusy trzymajcie osobno. Kto nie odpowiedział, nie jest jeszcze nieobecny.

Niezależnie od tego, czy goście odpowiadają kartą, telefonicznie czy przez stronę, wszystko zapisujcie na tej liście. Oboje partnerzy widzą wtedy te same liczby i nikt nie musi szukać, kto komu co napisał. Cateringowi przekażecie z niej:

• liczbę dorosłych i dzieci na każdą część dnia,
• ile porcji którego menu,
• alergie i ograniczenia dietetyczne przy konkretnych nazwiskach, najlepiej z numerem stołu.

W planerze prowadzicie listę gości według rodzin bezpłatnie, także z osobami towarzyszącymi, dziećmi i dietami. Zestawienie dla cateringu pobierzecie jako plik do Excela. Lista gości w planerze

Ze stroną ślubną każda rodzina dostaje osobisty link. Goście potwierdzają przybycie na poszczególne części dnia, także za osobę towarzyszącą i dzieci, wybierają menu i wpisują alergie. Do ustawionego przez Was terminu mogą zmienić odpowiedź, a odpowiedzi trafiają od razu na listę gości. Nie musicie ich przepisywać z wiadomości i rozmów telefonicznych. Strona ślubna kosztuje 1 499 Kč. Pierwsze 10 par dostaje ją z kodem PRVNICH10 za 999 Kč. Jak działa strona ślubna z potwierdzeniem przybycia