Подтверждение участия в свадьбе: как собирать ответы гостей

О чём спросить гостей

Каждый лишний вопрос — ещё один повод отложить ответ. Спрашивайте только то, чем действительно воспользуетесь, и для каждого вопроса решите, кому передадите ответ. Вот список, из которого можно выбрать:

Вы придёте?

Отдельно для каждого приглашённого, а не «сколько вас будет». Из ответа «придём втроём» не понять, кого из семьи не будет.

На какую часть дня?

Только если на церемонию, банкет и вечеринку вы зовёте разных людей или часть гостей уезжает раньше.

Как зовут вашего спутника?

Только у тех, кого вы приглашаете со спутником. Имя пригодится для рассадочных карточек и рассадки.

Сколько лет детям?

По возрасту вы договоритесь с кейтерингом о детских порциях, а с площадкой — о детском стульчике или кроватке.

Какое меню вы выберете?

Только если кейтеринг предлагает выбор, например мясо, рыбу или вегетарианское блюдо.

Есть ли у вас аллергия или что-то, чего вы не едите?

Спрашивайте у каждого человека отдельно. Аллергия на орехи у одного гостя — не информация для всего стола.

Нужен ли вам ночлег?

Если вы организуете или рекомендуете жильё. Спросите и о числе ночей.

Как вы доберётесь?

Если вы организуете трансфер или парковка ограничена. Кто приедет на машине, может предложить место другим.

Под какую песню вы хотите потанцевать?

Необязательный вопрос, но полезный, если хотите включить и то, что любят гости. Список потом передадите группе или диджею.

Аллергии и ограничения по здоровью — чувствительные данные. Собирайте только то, что нужно кейтерингу, и передавайте только ему.

К какому сроку ждать подтверждения

Срок ответа определяет не календарь, а кейтеринг и площадка. Считайте его назад от момента, когда нужно сообщить подрядчикам окончательные цифры.

1. Спросите площадку и кейтеринг, к какому числу им нужно окончательное число гостей и порций. Если вы организуете ночлег, узнайте, до какого числа нужно подтвердить номера.
2. Выберите из этих дат самую раннюю. От неё зависит всё остальное.
3. Отнимите две недели. Их оставьте на напоминания и звонки тем, кто не ответил.
4. Получившуюся дату впишите в приглашение как срок ответа. У гостей должно быть хотя бы три-четыре недели на ответ с момента, когда они получат приглашение.

Пример

Свадьба в субботу, 12 июня. Кейтерингу нужно окончательное число порций до 29 мая, а гостевой дом просит подтвердить номера уже до 15 мая. Самая ранняя дата — 15 мая. Отняв две недели на звонки, получаем срок для гостей — 1 мая. Приглашения тогда нужно разослать не позже начала апреля.

Бумага, телефон или сайт?

У каждого способа свои плюсы и минусы. Важнее выбора то, чтобы все ответы попадали в одно место и чтобы у обоих партнёров был к нему доступ.

Карточка для ответа

Подходит к печатному объявлению, её особенно оценят пожилые гости. Но учтите, что такие карточки возвращаются медленно, некоторые теряются, и каждый ответ придётся переносить в список. На карточке мало места для аллергий и меню.

Телефон и сообщения

Быстро и лично, особенно для небольшой свадьбы. Но ответы окажутся в разных чатах и у разных людей. Легко потерять информацию о том, что один из пары не ест глютен или что ребёнок в итоге не придёт.

Форма на сайте

Гости отвечают с телефона, когда им удобно, а все ответы собраны у вас в одном обзоре. Для гостей, которые не хотят иметь дела с сайтом, остаётся телефон. Их ответ вы внесёте в тот же список за них.

Как попросить подтверждение в приглашении

Достаточно одной фразы: до какого числа, как и на что ответить. Общее «дайте знать» без даты гости поймут как «когда буду знать».

Пожалуйста, подтвердите участие до 1 мая на нашем сайте или по телефону [номер]. Напишите нам и то, чего вы не едите.

Образцы полных текстов, в том числе приглашения со спутником или без детей, вы найдёте в руководстве по тексту свадебного приглашения. Образцы текстов объявления и приглашения

Как быть с изменениями после срока

Срок ответа не значит, что после него ничего не изменится. Помогает заранее продумать ответ на самые частые ситуации.

Гость отказывается после срока

Поблагодарите, что предупредил, и сразу поправьте цифры. Если число уже сообщено, спросите кейтеринг, что ещё можно изменить. Оплачивается ли отменённая порция, определяет ваш договор.

Гость хочет привести кого-то ещё

Заранее решите, как будете отвечать, и отвечайте всем одинаково. Если не можете пригласить спутника, скажите это доброжелательно и без долгих объяснений.

Гость уже после срока сообщает, что придёт

Если площадка и кейтеринг позволяют, добавьте его. Сразу внесите изменение в список и проверьте рассадку, рассадочные карточки и трансфер.

Кто-то заболел за неделю до свадьбы

Так бывает. Сообщите кейтерингу и площадке, переставьте карточку и больше об этом не думайте.

Как держать ответы в одном месте

Ведите один список гостей по семьям и у каждого человека отмечайте статус ответа: придёт, не придёт или пока не ответил. Эти три статуса не смешивайте. Кто не ответил, ещё не отказался.

Отвечают ли гости карточкой, по телефону или через сайт, всё записывайте в этот список. Тогда оба партнёра видят одни и те же цифры и никому не нужно выяснять, кто кому что написал. Кейтерингу из него вы передадите:

• число взрослых и детей на каждую часть дня,
• сколько порций какого меню,
• аллергии и ограничения в питании с конкретными именами, в идеале и с номером стола.

В планировщике вы бесплатно ведёте гостей по семьям, вместе со спутниками, детьми и питанием. Сводку для кейтеринга можно скачать файлом для Excel. Список гостей в планировщике

Со свадебным сайтом каждая семья получает личную ссылку. Гости подтверждают участие в отдельных частях дня, в том числе за спутника и детей, выбирают меню и пишут об аллергиях. До срока, который вы зададите, они могут изменить ответ, а ответы сразу попадают в список гостей. Не нужно переносить их из сообщений и звонков. Свадебный сайт стоит 1 499 Kč. Первые 10 пар получают его с кодом PRVNICH10 за 999 Kč. Как работает свадебный сайт с подтверждением участия