Sơ đồ bàn tiệc đám cưới: cách xếp chỗ cho khách

Khi nào bắt đầu lập sơ đồ bàn tiệc?

Kiểu bàn và hình dung sơ bộ nhóm nào ngồi cùng nhau có thể tính ngay khi chọn địa điểm. Nhưng xếp tên vào bàn thì hãy đợi đến khi có câu trả lời của khách, tức là sau hạn xác nhận tham dự. Làm sớm hơn, bạn sẽ xếp chỗ cho cả những người cuối cùng không đến.

Địa điểm và bên catering muốn có sơ đồ hoàn chỉnh cùng lúc với số suất ăn cuối cùng. Hạn chót mỗi nơi mỗi khác, nên hãy hỏi ngay khi đặt chỗ và đặt hạn trả lời cho khách sớm hơn một khoảng an toàn.

Cách lập sơ đồ bàn tiệc từng bước

1. Xin địa điểm bản vẽ mặt bằng có kích thước: có bao nhiêu bàn, kích cỡ thế nào và sàn nhảy, ban nhạc hoặc DJ, tiệc đứng và lối vào bếp ở đâu.
2. Chọn kiểu bàn, cách bố trí và đếm số chỗ. Đừng quên ghế ăn cho trẻ em và chỗ cho xe lăn hoặc xe đẩy.
3. Lấy danh sách khách đã xác nhận và chia thành nhóm: gia đình mỗi bên, bạn bè, đồng nghiệp, hàng xóm. Giữ các cặp đôi và gia đình ngồi cùng nhau.
4. Xếp bàn chính và những chỗ quan trọng nhất trước: bố mẹ, ông bà, khách lớn tuổi và gia đình có con nhỏ.
5. Sau đó xếp các nhóm còn lại vào bàn, từ nhóm lớn nhất đến nhỏ nhất. Khách không quen ai thì xếp cạnh những người họ dễ nói chuyện.
6. Rà sơ đồ từng chỗ một: ai ngồi cạnh ai, ai ở gần loa, gần cửa hoặc trên lối đi của nhân viên phục vụ.
7. Gửi cho địa điểm và bên catering bản có số khách ở mỗi bàn, suất ăn trẻ em và chế độ ăn kiêng.
8. Sau những thay đổi cuối cùng, in thẻ tên và bảng sơ đồ chỗ ngồi đặt ở lối vào.

Nên chọn kiểu bàn nào?

Ở các hội trường tại Séc, phổ biến nhất là bàn dài: một bàn thẳng hoặc nhiều bàn ghép thành hình chữ T, U và E. Bàn chính là thanh ngang, khách ngồi dọc theo các nhánh. Bàn tròn chủ yếu xuất hiện ở đám cưới lớn và ở nơi địa điểm có sẵn.

Hội trường có tiếng nói cuối cùng. Hãy hỏi có bao nhiêu bàn, cỡ nào, ghép được những kiểu nào và còn bao nhiêu chỗ cho sàn nhảy, âm nhạc, tiệc đứng và lối đi. Nhân viên phục vụ cần đến được chỗ từng khách mà khách không phải đứng dậy.

Ai ngồi ở bàn chính?

Theo truyền thống, cô dâu chú rể ngồi giữa bàn chính, quay mặt ra hội trường, bên cạnh là bố mẹ và người làm chứng. Các sách nghi thức cũ còn mô tả cả thứ tự ghế chính xác, ai ngồi bên tay ai. Bạn không nhất thiết phải theo.

Ngày nay mỗi gia đình làm một kiểu. Có nơi ông bà hay anh chị em cũng ngồi bàn chính. Có nơi chỉ có hai bạn cùng người làm chứng và người yêu của họ, còn bố mẹ có chỗ danh dự ở đầu bàn riêng giữa họ hàng mình. Hãy quyết định theo việc bạn muốn ngồi tiệc cùng ai và bàn chính có bao nhiêu chỗ.

Có hai điều nên nghĩ đến. Nếu người làm chứng đến cùng người yêu, hãy xếp họ ngồi cạnh nhau. Và ai ngồi bàn chính sẽ bị chú ý suốt cả buổi tối. Không phải ai cũng thích vậy, nên hãy hỏi trước.

Xếp chỗ cho bố mẹ đã ly hôn thế nào?

Đừng đoán, hãy hỏi họ trước. Có những cặp bố mẹ đã ly hôn vẫn ngồi chung bàn thoải mái, có những cặp thì không. Các cách thường dùng:

• Cả hai ngồi bàn chính nhưng không cạnh nhau. Giữa họ là hai bạn hoặc người làm chứng.
• Mỗi người có chỗ danh dự ở đầu một nhánh bàn khác nhau hoặc ở bàn riêng cùng phía gia đình mình.
• Vợ hoặc chồng mới ngồi cạnh người bạn đời của mình. Nếu bạn đã mời họ, đừng xếp họ ra rìa hội trường.

Bố và mẹ nên có chỗ tốt như nhau, nhìn thấy bạn rõ như nhau. Điều này cũng áp dụng với những người họ hàng không nói chuyện với nhau: hãy tách họ ra, nhưng đừng để một người rõ ràng ngồi chỗ kém hơn.

Trẻ em sẽ ngồi ở đâu?

Trẻ nhỏ ngồi cạnh bố mẹ. Báo cho địa điểm cần bao nhiêu ghế ăn cho trẻ và chừa chỗ cạnh bàn cho xe đẩy. Gia đình có con nhỏ nên ngồi gần lối ra để có thể lặng lẽ rời đi khi bé ngủ hoặc khóc.

Với trẻ lớn hơn, bạn có thể làm một bàn riêng cho trẻ em. Đặt bàn ở chỗ bố mẹ nhìn thấy được, và không gần loa. Từ mấy tuổi thì ngồi bàn trẻ em, hãy quyết định theo việc các bé quen nhau đến đâu và tự lập thế nào. Bao nhiêu trẻ đến, bao nhiêu bé cần suất ăn trẻ em và ai cần ghế ăn, tốt nhất hỏi ngay trong phần trả lời thiệp mời.

Xếp chỗ cho khách không quen ai thế nào?

Mỗi khách nên quen ít nhất một người cùng bàn. Ai đến một mình hoặc chỉ quen hai bạn nên ngồi với những người cùng độ tuổi hoặc sở thích, chứ không phải với nhóm “không biết xếp đâu” ở rìa hội trường. Sẽ tốt nếu xếp cạnh họ một người cởi mở, biết giới thiệu họ với mọi người.

Các nhóm không quen nhau có thể kết nối qua những người thuộc cả hai nhóm: cô bạn đại học giờ cũng là đồng nghiệp, hay anh họ đá bóng cùng bạn bè của bạn.

Xếp chỗ cho khách lớn tuổi ở đâu?

• Xa loa và ban nhạc để họ có thể trò chuyện với người ngồi cạnh.
• Gần lối đi vệ sinh và lối ra, nhưng không ngay trên lối đi của nhân viên phục vụ hay ở cửa có gió lùa.
• Ở chỗ không có bậc thang và nhìn thấy bàn chính, để họ xem được phát biểu và cắt bánh cưới.
• Khách ngồi xe lăn cần chỗ ở đầu bàn không có ghế và lối đi thông thoáng đến tận đó.

Ông bà thường về sớm hơn mọi người. Khi ngồi cùng bàn với gia đình, họ có người để chào tạm biệt và có người đưa về.

Báo cho bên catering về chế độ ăn kiêng và dị ứng thế nào?

Nhà bếp không chỉ cần biết có ba người ăn chay và một khách bị bệnh celiac. Nhân viên phục vụ phải biết họ ngồi bàn nào để mang đúng đĩa cho đúng người. Vì vậy, hãy gửi cho địa điểm danh sách theo bàn: mỗi bàn bao nhiêu khách, bao nhiêu suất trẻ em và ai ăn kiêng gì.

Tách riêng dị ứng với những món ai đó chỉ không ăn. Với dị ứng, nhà bếp phải tính ngay từ lúc nấu, chứ không phải lúc dọn món. Một ký hiệu kín đáo trên thẻ tên có thể giúp nhân viên phục vụ. Ký hiệu thế nào, hãy thống nhất với địa điểm. Nếu có thay đổi sau khi đã gửi danh sách, hãy gửi lại toàn bộ danh sách, không chỉ phần sửa.

Thẻ tên và bảng sơ đồ chỗ ngồi ở lối vào

Thẻ tên trên bàn cho biết chính xác ai ngồi đâu. Bảng ở lối vào chỉ cho khách nên đến bàn nào. Bạn có thể sắp bảng theo bàn hoặc theo thứ tự chữ cái của họ. Danh sách theo chữ cái đọc nhanh hơn, vì khách chỉ cần tìm tên mình chứ không phải cả hội trường.

• Đánh số hoặc đặt tên cho các bàn và dùng cùng ký hiệu trên bàn lẫn trên bảng.
• Viết chữ to, vì nhiều người đọc bảng cùng lúc.
• Trên thẻ tên, viết tên theo cách mọi người vẫn gọi nhau.
• Mang theo vài thẻ tên trống và một bút dạ cho những thay đổi bất ngờ.
• Chỉ in sau những câu trả lời cuối cùng, không phải ngày bạn hoàn thành sơ đồ lần đầu.

Thống nhất ai sẽ đặt thẻ tên tại chỗ và ai giúp những khách không tìm thấy chỗ của mình. Ghi cả hai việc vào lịch trình trong ngày.