1. Vai trò bên kiểm soát và bên xử lý dữ liệu
Trong quá trình vận hành ứng dụng Svatební plán, vai trò pháp lý được phân định rõ ràng theo Điều 4 khoản 7 và khoản 8 của Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR):
A. Svatební plán là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân
Bên kiểm soát dữ liệu là Tomáš Šesták, mã số doanh nghiệp (IČO) 07175612, trụ sở tại Tylovo náměstí 650/4, 120 00 Praha 2 (liên hệ: soukromi@svatebniplan.cz). Đơn vị vận hành dịch vụ là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân của cô dâu chú rể và điều phối viên đám cưới (người dùng) được thu thập cho mục đích đăng ký, quản lý tài khoản người dùng, hỗ trợ kỹ thuật, xuất hóa đơn cho trang web đám cưới đã mua và thực hiện các nghĩa vụ thuế liên quan. Đối với điều phối viên, Đơn vị vận hành cũng là bên kiểm soát thông tin định danh doanh nghiệp của họ và bản ghi về việc chấp nhận Điều khoản dành cho điều phối viên.
B. Cô dâu chú rể là Bên kiểm soát và Svatební plán là Bên xử lý dữ liệu
Khi cô dâu chú rể nhập dữ liệu cá nhân của khách mời đám cưới (họ tên, gia đình, số điện thoại, chế độ ăn uống) hoặc thông tin nhà cung cấp vào trình lập kế hoạch, cô dâu chú rể đóng vai trò là Bên kiểm soát các dữ liệu đó. Trong mối quan hệ này, Svatební plán là Bên xử lý dữ liệu kỹ thuật, chỉ lưu trữ và xử lý dữ liệu theo đúng chỉ dẫn của cô dâu chú rể nhằm cung cấp tính năng lập kế hoạch và trang web đám cưới (Điều 28 GDPR).
C. Điều phối viên đám cưới là Bên kiểm soát và Svatební plán là Bên xử lý dữ liệu
Một đám cưới có thể do điều phối viên đám cưới quản lý trong ứng dụng, tại Studio dành cho điều phối viên. Điều phối viên này là Bên kiểm soát dữ liệu của khách mời, cô dâu chú rể và nhà cung cấp mà họ nhập vào đám cưới đó hoặc khách mời gửi qua trang web đám cưới của họ; nếu điều phối viên làm việc cho cô dâu chú rể với vai trò bên xử lý, thì cô dâu chú rể là Bên kiểm soát. Trong mối quan hệ này, Svatební plán là Bên xử lý dữ liệu theo hợp đồng xử lý dữ liệu với điều phối viên (Điều 28 GDPR). Nếu có yêu cầu liên quan đến các dữ liệu này, vui lòng liên hệ điều phối viên; nếu bạn gửi yêu cầu cho chúng tôi, chúng tôi sẽ chuyển tiếp cho điều phối viên.
2. Các nhóm chủ thể dữ liệu và phạm vi xử lý
Chúng tôi xử lý dữ liệu của các nhóm đối tượng sau đây:
1. Cô dâu chú rể (người tổ chức đám cưới)
- Thông tin định danh và liên hệ: họ và tên, địa chỉ email.
- Thông tin xác thực: mật khẩu ở dạng mã hóa băm (hash) an toàn, mã định danh đăng nhập Google / Apple.
- Thông tin chung về đám cưới: ngày giờ dự kiến, địa điểm tổ chức, múi giờ, loại tiền tệ đã chọn.
- Bản ghi kế hoạch: ngân sách, các mục lịch trình, công việc cần làm, ghi chú.
- Đánh giá ứng dụng (tự nguyện): số sao, nhận xét và sự đồng ý cho phép hiển thị công khai. Trên trang web, chúng tôi chỉ hiển thị tổng hợp số sao và những nhận xét được tác giả cho phép đăng tải, không kèm tên.
- Thông tin giao dịch: mã giao dịch mua trang web đám cưới, ngày thanh toán, địa chỉ xuất hóa đơn (nếu có yêu cầu).
- Riêng với điều phối viên đám cưới: thông tin định danh doanh nghiệp (họ tên hoặc tên doanh nghiệp, IČO, trụ sở) và bản ghi về việc chấp nhận Điều khoản dành cho điều phối viên cùng hợp đồng xử lý dữ liệu (phiên bản và thời điểm).
2. Khách mời đám cưới
- Thông tin cơ bản: họ và tên (hoặc tên thân mật), nhóm gia đình / khách đi cùng.
- Thông tin liên hệ (tùy chọn): địa chỉ email, số điện thoại do cô dâu chú rể nhập.
- Địa chỉ bưu chính và cách xưng hô (tùy chọn): do cô dâu chú rể nhập trong mục Địa chỉ và phong bì để in địa chỉ lên phong bì.
- Thông tin xác nhận tham dự (RSVP): xác nhận tham dự lễ cưới, tiệc đãi khách hoặc tiệc tối, số người đi cùng và trẻ em.
- Chế độ ăn riêng và dị ứng thực phẩm: thông tin tự nguyện điền trong biểu mẫu xác nhận tham dự (ví dụ: ăn chay, không ăn gluten, dị ứng).
3. Khách mời đóng góp hình ảnh (thư viện ảnh QR)
- Nội dung hình ảnh: ảnh chụp do khách mời tải lên trong ngày cưới.
- Siêu dữ liệu kỹ thuật: thời gian tải lên, kích thước ảnh kỹ thuật. Dữ liệu EXIF nhạy cảm (như tọa độ GPS chính xác) được tự động gỡ bỏ khỏi các bản xem trước công khai.
4. Nhà cung cấp dịch vụ cưới
- Thông tin liên hệ và báo giá do cô dâu chú rể lưu trong mục Nhà cung cấp để quản lý ngân sách đám cưới.
3. Mục đích và cơ sở pháp lý để xử lý dữ liệu
Mọi hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân đều tuân thủ Điều 6 khoản 1 GDPR dựa trên các cơ sở pháp lý sau đây:
| Mục đích xử lý | Loại dữ liệu | Cơ sở pháp lý |
|---|---|---|
| Tạo và quản lý tài khoản, cung cấp trình lập kế hoạch đám cưới | Email, họ tên, thông tin chung về đám cưới | Thực hiện hợp đồng (Điều 6 khoản 1 điểm b) GDPR) |
| Xuất bản trang web đám cưới và thu thập phản hồi xác nhận tham dự (RSVP) | Trang web đám cưới, tên khách mời, phản hồi RSVP | Thực hiện hợp đồng (Điều 6 khoản 1 điểm b) GDPR) |
| Hợp đồng với điều phối viên đám cưới trong Studio và chứng từ thanh toán của họ | Thông tin định danh doanh nghiệp (họ tên hoặc tên doanh nghiệp, IČO, trụ sở), bản ghi về việc chấp nhận điều khoản | Thực hiện hợp đồng (Điều 6 khoản 1 điểm b) GDPR) và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý (Điều 6 khoản 1 điểm c) GDPR) |
| Xuất hóa đơn và kế toán khi mua trang web đám cưới | Thông tin xuất hóa đơn, lịch sử thanh toán | Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý (Điều 6 khoản 1 điểm c) GDPR) |
| Bảo mật hệ thống, ngăn chặn gian lận, chẩn đoán lỗi kỹ thuật | Nhật ký vận hành, địa chỉ IP, phiên bản ứng dụng | Lợi ích hợp pháp (Điều 6 khoản 1 điểm f) GDPR) |
| Đo lường việc sử dụng trang web và ứng dụng (khi có sự đồng ý) | Mã định danh bí danh hóa (pseudonymous) của thiết bị và tài khoản, các trang đã xem và bước đã hoàn thành, thông tin kỹ thuật về trình duyệt hoặc thiết bị | Sự đồng ý (Điều 6 khoản 1 điểm a) GDPR) |
| Mẹo và lời nhắc lập kế hoạch, tin mới và ưu đãi qua email (khi có sự đồng ý; bạn có thể hủy nhận bất cứ lúc nào qua liên kết ở cuối mỗi email hoặc trong mục Thêm → Email từ chúng tôi) | Email, bản ghi về việc cấp và rút lại sự đồng ý (thời gian, vị trí, nội dung), trạng thái lập kế hoạch (đã có ngày cưới, khách mời và người cùng lập kế hoạch hay chưa), các email đã gửi | Sự đồng ý (Điều 6 khoản 1 điểm a) GDPR, § 7 Đạo luật số 480/2004 Sb. của CH Séc) |
| Đếm lượt truy cập trang web ẩn danh không lưu dữ liệu vào thiết bị | Trang đã truy cập, thông tin kỹ thuật về trình duyệt | Lợi ích hợp pháp (Điều 6 khoản 1 điểm f) GDPR) |
| Chuyển yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp dịch vụ cưới mà bạn gửi từ trình lập kế hoạch | Email liên hệ và số điện thoại (nếu có), tên hai bạn, ngày và địa điểm cưới, số lượng khách, ngân sách và nội dung lời nhắn | Thực hiện hợp đồng (Điều 6 khoản 1 điểm b) GDPR) |
| Xử lý thông tin chế độ ăn riêng và dị ứng thực phẩm của khách mời trong biểu mẫu RSVP | Thông tin về chế độ ăn uống và dị ứng thực phẩm | Sự đồng ý rõ ràng của khách mời (Điều 9 khoản 2 điểm a) GDPR) |
4. Nhóm dữ liệu đặc biệt (chế độ ăn và dị ứng thực phẩm)
Thông tin về dị ứng thực phẩm hoặc chế độ ăn kiêng vì lý do sức khỏe thuộc nhóm dữ liệu cá nhân đặc biệt (dữ liệu về tình trạng sức khỏe theo Điều 9 GDPR).
Khách mời điền các thông tin này vào biểu mẫu xác nhận tham dự (RSVP) hoàn toàn tự nguyện với mục đích duy nhất: giúp cô dâu chú rể chuẩn bị thực đơn phù hợp trong tiệc cưới. Bằng việc gửi biểu mẫu, khách mời đồng ý rõ ràng cho phép xử lý thông tin này để phục vụ tổ chức đám cưới. Khách mời có thể rút lại sự đồng ý này bất cứ lúc nào bằng cách liên hệ với cô dâu chú rể hoặc bộ phận hỗ trợ của chúng tôi.
5. Thời gian lưu trữ dữ liệu
Chúng tôi chỉ lưu trữ dữ liệu cá nhân trong khoảng thời gian thực sự cần thiết:
- Dữ liệu trong trình lập kế hoạch và tài khoản người dùng: Lưu trữ trong suốt thời gian tài khoản của bạn còn hoạt động. Bạn có thể yêu cầu xóa vĩnh viễn tài khoản và toàn bộ dữ liệu đám cưới bất cứ lúc nào ngay trong ứng dụng (Thêm → Tài khoản → Xóa tài khoản); chúng tôi sẽ xóa hoàn toàn trong vòng 30 ngày.
- Bản dùng thử không cần đăng ký: Kế hoạch mẫu mà bạn mở không cần tài khoản cùng mọi thông tin bạn nhập vào đó sẽ tự động bị xóa sau 14 ngày không sử dụng và muộn nhất là 60 ngày kể từ khi mở. Bạn cũng có thể xóa ngay lập tức bằng nút Xóa bản dùng thử. Vui lòng không nhập thông tin thật của khách mời vào bản dùng thử. Để bạn có thể quay lại bản dùng thử, trình duyệt sẽ lưu phiên đăng nhập tạm thời; nếu không có phiên này thì bản dùng thử không hoạt động được.
- Web đám cưới và ảnh của khách mời: Trang web được hiển thị công khai trong thời hạn đã thanh toán (2 năm, có thể gia hạn). Sau khi hết hạn, khách mời sẽ không còn xem được trang web và sau 60 ngày, chúng tôi sẽ xóa toàn bộ trang web cùng mọi dữ liệu trên đó, bao gồm ảnh do khách tải lên, đường dẫn thiệp mời, phần giữ chỗ quà mừng và bài hát yêu cầu. Chúng tôi sẽ báo trước ngày xóa qua email. Nếu chúng tôi hoàn tiền mua trang web, trang web sẽ bị xóa chậm nhất vào ngày hôm sau. Quy định này không áp dụng khi hoàn trả khoản thanh toán bị trùng lặp do nhầm lẫn đối với đơn hàng đã được thay thế bằng đơn hàng khác; khi đó trang web vẫn giữ nguyên. Danh sách khách mời kèm phản hồi và các dữ liệu khác trong trình lập kế hoạch vẫn được giữ trong tài khoản của bạn.
- Sự đồng ý nhận email: Bản ghi về việc cấp và rút lại sự đồng ý nhận mẹo lập kế hoạch hoặc ưu đãi qua email được lưu trong suốt thời gian tồn tại của tài khoản. Sau khi xóa tài khoản, chúng tôi chỉ giữ lại mã băm (hash) của địa chỉ email, thời điểm và nội dung đồng ý trong vòng 3 năm để chứng minh rằng chúng tôi đã gửi email hợp pháp (Điều 17 khoản 3 điểm e) GDPR).
- Dữ liệu của điều phối viên đám cưới: Thông tin định danh doanh nghiệp và bản ghi về việc chấp nhận Điều khoản dành cho điều phối viên được lưu trong suốt thời gian tồn tại của tài khoản. Các đám cưới do điều phối viên quản lý sẽ bị xóa chậm nhất 90 ngày sau khi điều phối viên kết thúc tham gia Studio, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.
- Đánh giá ứng dụng: Lưu trữ trong suốt thời gian tài khoản còn hoạt động hoặc cho đến khi bạn xóa đánh giá đó trong ứng dụng (Thêm → Đánh giá ứng dụng).
- Chứng từ thanh toán: Hồ sơ về các đơn hàng đã thanh toán được lưu trữ theo thời hạn do pháp luật về thuế quy định, tối đa 10 năm kể từ khi kết thúc năm phát sinh giao dịch thanh toán.
- Yêu cầu báo giá gửi nhà cung cấp: Các yêu cầu hỏi dịch vụ gửi cho nhà cung cấp được lưu trong quá trình chuẩn bị đám cưới và sẽ bị xóa cùng với đám cưới, muộn nhất là 12 tháng sau ngày cưới.
6. Bên nhận dữ liệu và đối tác xử lý dữ liệu
Chỉ những nhà cung cấp dịch vụ hạ tầng đã được kiểm duyệt, đảm bảo hoạt động thiết yếu cho nền tảng mới có quyền tiếp cận dữ liệu của bạn:
- Supabase Inc. – lưu trữ cơ sở dữ liệu bảo mật, xác thực người dùng và lưu trữ tệp mã hóa (trung tâm dữ liệu đặt tại Liên minh Châu Âu – Frankfurt, Đức).
- Resend Inc. – gửi email giao dịch và hệ thống (xác nhận đăng ký, lời mời bạn đời cùng lập kế hoạch, xác nhận RSVP) cũng như email chia sẻ mẹo chuẩn bị đám cưới hoặc ưu đãi nếu bạn đồng ý nhận.
- Vercel Inc. – nền tảng lưu trữ và phân phối mạng lưới máy chủ toàn cầu (CDN) cho ứng dụng web.
- PostHog Inc. – đo lường việc sử dụng trang web và ứng dụng (trung tâm dữ liệu tại Liên minh Châu Âu – Frankfurt, Đức). Xem chi tiết tại mục 10.
- Better Stack – theo dõi lỗi kỹ thuật và nhật ký vận hành (trung tâm dữ liệu tại Hoa Kỳ; xem mục 7).
- Cổng thanh toán được cấp phép – xử lý thanh toán khi mua trang web đám cưới. Svatební plán không xử lý cũng như không lưu trữ số thẻ thanh toán.
- Nhà cung cấp dịch vụ mà bạn gửi yêu cầu – trước tiên chúng tôi chỉ gửi ngày cưới, địa điểm, số lượng khách và ngân sách dự kiến; thông tin liên hệ của bạn chỉ được chuyển giao khi nhà cung cấp nhận yêu cầu. Các nhà cung cấp hợp tác với chúng tôi trả phí giới thiệu dịch vụ. Mỗi nhà cung cấp là bên kiểm soát dữ liệu độc lập đối với thông tin nhận được từ chúng tôi.
7. Chuyển dữ liệu sang quốc gia thứ ba
Dữ liệu chính được lưu trữ tại các trung tâm dữ liệu trên lãnh thổ Liên minh Châu Âu. Đối với một số nhà cung cấp công nghệ phụ trợ (ví dụ: dịch vụ gửi email hoặc theo dõi lỗi ứng dụng), dữ liệu có thể được chuyển sang Hoa Kỳ. Trong trường hợp đó, việc chuyển giao dữ liệu luôn được bảo vệ theo đúng quy định GDPR thông qua:
- Khung bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu giữa EU và Hoa Kỳ (EU-U.S. Data Privacy Framework).
- Các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn đã được Ủy ban Châu Âu phê duyệt (Standard Contractual Clauses – SCC).
8. Quyền của bạn theo GDPR
Với tư cách là chủ thể dữ liệu, bạn có các quyền sau đây theo Điều 15 đến Điều 22 GDPR:
Quyền được truy cập dữ liệu
Quyền nhận xác nhận xem chúng tôi có đang xử lý dữ liệu của bạn hay không và quyền nhận bản sao của các dữ liệu đó.
Quyền chỉnh sửa dữ liệu
Quyền chỉnh sửa ngay các thông tin không chính xác hoặc chưa đầy đủ trực tiếp trong ứng dụng.
Quyền yêu cầu xóa dữ liệu
Quyền xóa vĩnh viễn dữ liệu (“quyền được lãng quên”) khi dữ liệu không còn cần thiết hoặc khi bạn rút lại sự đồng ý.
Quyền chuyển giao dữ liệu
Quyền nhận dữ liệu của mình ở định dạng có cấu trúc, thông dụng và máy tính đọc được (CSV, JSON, PDF).
Quyền hạn chế xử lý dữ liệu
Quyền yêu cầu tạm thời hạn chế xử lý dữ liệu, chẳng hạn trong thời gian xác minh tính chính xác của dữ liệu.
Quyền phản đối
Quyền phản đối việc xử lý dữ liệu dựa trên lợi ích hợp pháp của bên kiểm soát dữ liệu.
9. Cơ quan giám sát và thông tin liên hệ
Bạn có thể thực hiện các quyền của mình bằng cách gửi yêu cầu tới địa chỉ email:
Nếu bạn cho rằng việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình vi phạm quy định pháp luật, bạn có quyền gửi khiếu nại lên cơ quan giám sát bảo vệ dữ liệu tại Cộng hòa Séc:
Cơ quan Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân Séc – Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ)
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Web: www.uoou.cz
E‑mail: posta@uoou.cz
10. Đo lường việc sử dụng và theo dõi lỗi
Để biết những phần nào của trang web và trình lập kế hoạch thực sự hữu ích với hai bạn và chỗ nào còn gây vướng mắc, chúng tôi sử dụng dịch vụ PostHog để đo lường mức độ sử dụng. Các lỗi kỹ thuật của ứng dụng và nhật ký vận hành được xử lý qua dịch vụ Better Stack.
- Khi bạn chưa lựa chọn: trên các trang công khai của website, chúng tôi chỉ đếm lượt truy cập ẩn danh. Chúng tôi không lưu bất kỳ dữ liệu nào vào thiết bị của bạn (không dùng cookie hay bộ nhớ cục bộ), không liên kết với tài khoản và không tạo hồ sơ cá nhân.
- Khi có sự đồng ý của bạn: chúng tôi lưu một mã định danh ngẫu nhiên trên thiết bị và sau khi bạn đăng nhập, kết nối dữ liệu đo lường với mã tài khoản của bạn. Chúng tôi ghi nhận các trang đã xem và các bước đã hoàn thành, chẳng hạn như tạo đám cưới hoặc mua trang web đám cưới.
- Khi bạn từ chối: chúng tôi tắt hoàn toàn việc đo lường.
Chúng tôi tuyệt đối không đo lường tên tuổi, địa chỉ email, thông tin khách mời, phản hồi xác nhận tham dự (RSVP), số tiền trong ngân sách, hình ảnh hay nội dung điền trong biểu mẫu. Chúng tôi cũng loại bỏ các tham số truy vấn và mã định danh quảng cáo khỏi địa chỉ trang web. Chúng tôi không quay màn hình và không tự động ghi lại thao tác bấm chuột. Các trang web đám cưới dành cho khách mời hoàn toàn không bị đo lường.
Khi ứng dụng gặp lỗi kỹ thuật, chúng tôi gửi mô tả kỹ thuật của lỗi, phiên bản ứng dụng và mã định danh tài khoản để tìm nguyên nhân và khắc phục. Mọi thông tin cá nhân đều được lược bỏ khỏi mô tả lỗi trước khi gửi đi.
Bạn có thể thay đổi lựa chọn đồng ý bất cứ lúc nào trong phần cài đặt tài khoản (Thêm → Tài khoản → Quyền riêng tư) hoặc qua liên kết Cài đặt quyền riêng tư ở chân trang web. Dữ liệu đo lường việc sử dụng được lưu trữ tối đa 12 tháng.